BEST*FAKT

Das Auftragsbearbeitungsprogramm und Warenwirtschaftssystem BEST*FAKT wird seit Jahren in verschiedensten Branchen eingesetzt. Durch den funktionell gegliederten modularen Aufbau kann für jedes Einsatzgebiet eine optimal angepasste Programmversion angeboten werden. Das Programm kann durch zusätzliche Module an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden.

Die intuitiv verständliche, klar strukturierte Benutzeroberfläche erlaubt in Verbindung mit praxisbezogen optimierten Arbeitsabläufen einfachste Handhabung aller Geschäftsfälle: so kann aus Angeboten per Knopfdruck eine Auftragsbestätigung, aus dieser ein Lieferschein und daraus eine (Sammel-) Rechnung erzeugt werden. Die extreme Flexibilität dieses Programms bindet Sie an kein starres Schema: jedes automatisch erzeugte Dokument kann frei editiert werden.

BEST*FAKT protokolliert alle Warenbewegungen und führt den Lagerstand mit. Bestellvorschläge werden selbständig generiert. Für Inventur und Lagerkorrektur stehen eigene Buchungsroutinen zur Verfügung.

BEST*FAKT produziert graphisch orientierte, ansprechend layoutierte Ausdrucke, die individuell angepasst werden können: so kann beispielsweise Ihr Firmenlogo gleich mit gedruckt werden.

Artikelstamm

Der Artikelstamm enthält alle erforderlichen Daten für die Lagerverwaltung, das Bestellwesen, die Preiskalkulation und die Buchhaltung. Die Preiskalkulation besteht aus verschiedenen Arbeitsvorgängen und Materialien. Der Artikeltext kann beliebig lang sein. Jedem Artikel kann ein Bild und andere Dokumente (z.B. PDF-, Word-, Excel-Dokumente etc.) zugeordnet werden. Das Artikelbild kann in Angeboten etc. mit ausgedruckt werden. Der Artikeltext kann in allen Angeboten, Rechnungen etc. individuell geändert werden. Jedem Artikel kann ein Wartungsintervall zugeordnet werden. Wird ein Artikel mit einem Wartungsintervall fakturiert, wird automatisch ein Serien oder ein einmaliger Termin im Outlook für zukünftige Wartungsarbeiten erstellt.

Die Preis- und Artikelliste können am Drucker ausgegeben werden. Die Artikel können von Datanormdatenträgern oder von Exceldateien importiert werden. Es gibt eine eigene Funktion für automatisierte Preisänderungen.

Mit dem Modul Preisgestaltung kann für jeden Kunden ein eigener Verkaufspreis (Staffelpreis) und für jeden Lieferanten ein eigener Einkaufspreis für alle Artikel festgelegt werden. Sie haben auch die Möglichkeit einer bestimmten Gruppe von Kunden einen Sonderpreis oder einen Rabatt zu geben. Zusätzlich stehen Ihnen noch Rabattgruppen zur Verfügung.

Artikeltexte können wie alle anderen Texte über die Rechtschreibprüfung von Word überprüft werden.

Artikelstatistik

Die Monatsumsätze für den Ein- und Verkauf, der durchschnittliche Ein- und Verkaufspreis und der Rohgewinn sind zu jedem Artikel oder Artikelgruppe auf einen Blick sichtbar. Wie jede andere Auswertung kann die Artikelstatistik nach verschiedenen Kriterien (Datum, Artikelgruppe, etc.) eingegrenzt werden.

Vertreterstatistik

Die Monatsumsätze für den Ein- und Verkauf und der Rohgewinn sind für jeden Vertreter auf einen Blick sichtbar. Wie jede andere Auswertung kann die Vertreterstatistik detailliert oder komprimiert ausgegeben werden.

Kundenstatistik

Die Monatsumsätze für den Ein- und Verkauf und der Rohgewinn pro Kunden sind zu jedem Kunden auf einen Blick sichtbar.

Monatsstatistiken

Das Programm erstellt monatliche Umsatz- und Gewinnstatistiken.

Ein- und Verkaufsstatistik

Für jeden Artikel, Kunden oder Lieferanten kann ein Fenster geöffnet werden, das Ihnen zeigt, wann was um welchen Preis ein- oder verkauft wurde.

Preisgestaltung

 Sie haben beliebige Rabattmöglichkeiten: entweder für jeden Artikel getrennt oder über die ganze Rechnungssumme. Weiters können Fixbeträge abgezogen werden. Die Kunden werden zu Gruppen zusammengefasst, wobei jeder Kundengruppe und jeder Rabattgruppe eigene Rabatte zugeordnet werden können. Sie haben auch die Möglichkeit einzelnen Kunden Sonderpreise zu gewähren. Zusätzlich gibt es noch Staffelpreise die ebenfalls rabattiert werden können.

Einkaufspreise werden in einer beliebigen Währung erfasst. Zu den Einkaufspreisen gibt es Aufschläge wie, Zoll, Transport, Arbeit und Sonstige.

Angebote

BEST*FAKT ermöglicht eine einfache Erstellung von Angeboten. Sie werden die Einfachheit und die Vielzahl der Möglichkeiten schätzen. Jedes Angebot kann mit einem individuellen Kopftext beginnen und mit einem individuellen Fußtext enden.

Zu jedem Artikel kann neben der Artikelbeschreibung zusätzlich ein umfangreicher Angebotstext eingetragen werden. So ersparen Sie sich die zeitaufwendige Bausteinpflege in der Textverarbeitung.

Die aktuell gültigen Preise und die Standardpreiskalkulation werden dem Artikelstamm entnommen und können bei Bedarf prozentuell oder absolut verändert werden. Die Vorkalkulation kann beliebig verändert werden. Zu jedem Artikel können bis zu 9 Alternativartikel angeboten werden.

Die Dokumente können in 99 Hauptgruppen und jede Hauptgruppe in 99 Untergruppen gegliedert werden. Für jede Gruppe berechnet das Programm automatisch Zwischensummen. So können größere Angebote, Rechnungen etc. sehr einfach gegliedert werden.

Alle erstellten Angebote werden vom System überwacht. Dadurch haben Sie Einsicht über alle offenen Angebote und alle Angebote für einen Kunden. So entgeht Ihnen kein wichtiger Auftrag. Die erstellten Aufträge können mit einem Mausklick in die Auftragsverwaltung übernommen werden. Dort können sie an den tatsächlichen Auftrag angepasst werden. Mit einem Mausklick wird aus einem bestehenden Angebot ein neues erstellt.

Auftragsbestätigung

BEST*FAKT ist mehr als eine Fakturierung. Durch dieses Programm erhalten Sie ein komplettes Auftragsverwaltungssystem mit integrierter Lagerverwaltung.

Aus einem Angebot kann mit einem einfachen Mausklick eine Auftragsbestätigung erstellt werden. Diese kann dann an den tatsächlichen Auftrag angepasst werden. Eine Auftragsbestätigung kann mit einem beliebigen Text beginnen und enden. Zu jedem Artikel kann ein beliebiger Zusatztext eingegeben werden. Aus Auftragsbestätigungen können mit einem Mausklick Lieferscheine erstellt werden. Gleicht eine Auftragsbestätigung einer bereits bestehenden, kann aus der bestehenden eine zweite mit einem Mausklick generiert werden. Diese kann dann bearbeitet werden.

Lieferscheine, Seriennummernverwaltung

BEST*FAKT ist ein mächtiges Programm, mit welchem Sie Ihre Lieferungen in den Griff bekommen. Aus allen offenen Auftragsbestätigungen können automatisch Lieferscheine erzeugt werden. Beim automatischen Erzeugen von Lieferscheinen wird der jeweilige Lagerstand berücksichtigt. Dies bedeutet, dass die Menge der Artikel mit dem Lagerstand übereinstimmt und es zu keinen Fehllieferungen kommt.

Die automatisch erzeugten Lieferscheine können editiert werden. Aus den Lieferscheinen können mit einem Mausklick Rechnungen erzeugt werden. Zu einem Auftrag sind Teillieferungen mit mehreren Lieferscheinen möglich. Die Rechnungsadresse und Lieferscheinadresse muss nicht identisch sein.

Zu jedem Artikel kann ein beliebiger Zusatztext eingegeben werden. So kann auf dem Lieferschein zum Beispiel die Serien- oder Gerätenummer jedes Artikels eingegeben werden. Ein Lieferschein kann mit einem beliebigen Text beginnen und enden.

Rechnungen, Gutschriften

BEST*FAKT ist zum Programm BEST*FIBU voll kompatibel, die Rechnungen können automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Bei den Rechnungen werden auch die Zahlungskonditionen und die Kostenstelle übernommen. Sie können einer kompletten Rechnung eine Kostenstelle oder den einzelnen Positionen verschiedene Kostenstellen zugeordnet. Rabatte sind auftragsorientiert, sie können für jeden Artikel gesondert oder für den Gesamtbetrag vergeben werden. Weiters sind absolute Rabatte möglich. Zahlungsziele und Skontobedingungen müssen für einen Kunden nur einmal definiert werden. Sie können jedoch auftragsorientiert verändert werden. Rechnungen können ebenso wie alle anderen Dokumente mit einem beliebigen Text beginnen und enden.

Zu jedem Artikel kann ein Zusatztext eingegeben werden. Jederzeit können Sie die monatlichen Kundenumsätze und die Artikelumsätze am Bildschirm betrachten. So können Sie die Monatsumsätze vergleichen. So wie im Angebot eine Vorkalkulation erstellt wird, wird bei den Rechnungen eine Nachkalkulation automatisch erstellt, die Sie beliebig ändern können. BEST*FAKT verwaltet nicht nur Ihre Rechnungen, auch Gutschriften können verwaltet und in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.

Alle Dokumente können am Drucker oder am Bildschirm ausgegeben werden. Sie haben auch die Möglichkeit die Dokumente per Mail oder Fax direkt aus dem Programm an den entsprechenden Empfänger ohne weitere Eingaben zu senden. Falls Sie die Dokumente im Programm Microsoft Word weiterbearbeiten wollen, können Sie mit einem Mausklick das Dokument in ein Worddokument umwandeln.

Elektronische Rechnungen müssen elektronisch signiert werden. Das Programm erzeugt gesetzeskonforme PDF-Dokumente und XML-Rechnungen. Diese Option ist bereits in der Standardversion enthalten. Als PDF-Programm wird Adobe Acrobat unterstützt. Mit dem PDF-Modul fallen keine weiteren Kosten für die PDF-Software an.

Die XML-Rechnungen entsprechen dem Standard ebInvoice. Dieser Standard wurde von Austria-Pro initiiert und wird von wichtigen Softwareherstellern unterstützt. XML-Rechnungen haben den Vorteil dass sie automatisiert in Buchhaltungsprogramme wie BEST*FIBU übernommen werden können. Die XML- und PDF-Rechnungen werden automatisch erstellt, signiert und dann per Email versendet. Sie haben auch die Möglichkeit für die Signatur einen Dienstleister in Anspruch zu nehmen. In den Kundendaten legen Sie fest, auf welche Weise der Kunde die Dokumente erhalten will.

Bestellungen

BEST*FAKT ermöglicht die automatische Erzeugung von Bestellungen. Das Programm sucht alle Artikel durch und errechnet sich aus den bereits bestellten Artikeln, den Auftragsbestätigungen, dem Lagerstand, den Mindestmengen und Verpackungseinheiten die zu bestellende Menge.

Sie erhalten für jeden Lieferanten einen Bestellschein, der dann auf Wunsch editiert werden kann. Dieser Bestellschein enthält die Lieferantenbestellnummern. Die Bestellscheine müssen nur mehr gedruckt werden und können dann per Post verschickt werden. Sie können auch die Bestellung wie alle anderen Listen und Belege direkt vom Programm aus an einen Adressaten faxen.

Alle Bewegungen werden in einem Wareneingangsprotokoll und Warenausgangsprotokoll gespeichert. So wird das Buchen von Eingängen auf einen Mausklick reduziert und Sie erhalten ein Wareneingangsbuch. Wenn Ihr Lieferant die Preise von den Artikeln per Diskette verschickt, können diese übernommen werden. Sie müssen uns nur das Datenformat zukommen lassen, und wir realisieren für Sie die entsprechende Importfunktion.

Lagereingangsbelege

Sie wählen eine Bestellung aus. Aus der ausgewählten Bestellung wird automatisch ein Lagereingangsprotokoll erstellt, welches von Ihnen dem tatsächlichen Lagereingang angepasst werden kann. Das Programm führt über die noch nicht gelieferten Waren ein Protokoll. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die noch nicht gelieferte Ware. Alle notwendigen Lagerbuchungen werden automatisch durchgeführt.

Kurzbriefe

Weiters können Sie mit diesem Programm Kurzbriefe schreiben. Sie wählen aus der Adressverwaltung eine Adresse aus, das Programm schlägt einen Standardbrief vor, den Sie beliebig ändern können, wählen die Funktion "Alle drucken aus" und schon werden alle Kurzbriefe, die bis jetzt noch nicht gedruckt wurden, ausgedruckt.

Auswertungen

BEST*FAKT stellt nicht nur jede Menge an Auswertungsmöglichkeiten und Listen zur Verfügung, sondern auch die Möglichkeit, Daten in andere Programme zu exportieren.

Folgende Listen werden gedruckt: Rückstandsliste, Rückstandsliste der Lieferanten, verschiedene OP-Listen, Warenbewegungsprotokoll, Inventurzählliste, Inventurdifferenzliste, Inventurliste, Artikelliste, Preisliste, Vertreterstatistik, Vor- und Nachkalkulation, Umsatzstatistiken für Kunden, Lieferanten, Vertreter, Artikelgruppen.

Für Aussendungen können die Adressen nach beliebigen Filterbedingungen auf Etiketten gedruckt oder für Serienbriefe exportiert werden.

Adressverwaltung

BEST*FAKT beinhaltet eine vollständige Adressenverwaltung für Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. Dabei können zu jeder Adresse mehrere Abteilungen, Lieferadressen, Ansprechpartner etc. angelegt werden, ohne dass Sie alle Daten mehrfach eintragen müssen.

Derselbe Adressenstamm wird mit der Buchhaltung BEST*FIBU gemeinsam benutzt: damit ersparen Sie Sich die doppelte Verwaltung und verfügen jederzeit über einen kompletten und konsistenten Adressenstamm.

Da BEST*LINE intern mit einem sehr schnellen und standardisierten Datenbankformat arbeitet, können die Adressen direkt in Standardprogramme wie Microsoft ® Word geladen werden, um etwa Aussendungen oder Serienbriefe zu erstellen. Alle Adressen können gefiltert in andere Programme (Microsoft ® Outlook, Symantec ® WinFax, Palm Pilot, etc.) importiert werden.

Mit dem Programm Outlook können die Adressen direkt ausgetauscht werden. Sobald eine Adresse in BEST*FAKT eingegeben wird, wird Sie in Outlook eingetragen.

Die UID-Nummer von Kunden und Lieferanten kann über den Soap-Dienst der EU überprüft werden.

Zu jeder Adresse können geheime Informationen in einem Tresor gespeichert werden. Wobei jeder Adresse ein anderen Passwort zugeordnet werden kann. Auf diese Informationen kann nur mit dem Passwort zugegriffen werden.

Modul Terminverwaltung

Jedem Artikel der eine Wartung benötigen kann ein Wartungsintervall hinterlegt werden. Sobald dieser Artikel fakturiert wird, wird im Outlook ein Termin für die Wartung abgelegt. Adresse kann mit einem Mausklick ein Termin im Outlook erstellt werden. Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie zu diesem Angebot mit einem Mausklick einen Termin erstellen, der Sie daran erinnert, dass Sie den Kunden nach einer gewissen Zeitspanne kontaktieren sollten.
Eine Beschreibung des Moduls finden sie hier:

Statistikmodul

Beim Statistikmodul stehen Ihnen verschiedenste Statistiken und Auswertungen zur Verfügung. Alle Auswertungen können nach dem Datum eingegrenzt werden und können getrennt nach Lieferscheinen und Rechnungen und Gutschriften erzeugt werden. Alle Auswertungen können detailliert oder zusammengefasst ausgegeben werden. Hier eine Auflistung einiger Auswertungen:

  • Im Artikelstamm werden die Monatsumsätze mit den Gewinnen angezeigt.
  • Kundenstatistiken
  • Kundenstatistiken für einen Kunden über einen Artikel
  • Lieferantenstatistiken
  • Lieferantenstatistiken nach Staaten
  • Vertreterstatistiken
  • Artikelstatistiken
  • Artikelstatistiken nach Staaten
  • Artikelstatistiken nach Gruppen
  • Monatsstatistiken

Preismodul

Beim Preismodul stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Preisverwaltung zur Verfügung:

  • Staffelpreise
  • Rabattgruppen mit absoluten Preisen
  • Rabattgruppen mit Rabatten
  • mehrere Preislisten für Kundengruppen
  • Sonderpreise für jeden Kunden

Netzwerkmodul

Beim Netzwerkmodul kann das Programm auf dem Server installiert werden und es sind Lizenzen für fünf Arbeitsplätze integriert.

Barcodemodul

Artikellisten, Etiketten, Adresslisten und Dokumente können mit Barcodes versehen werden. Aus eingescannten Barcodes können Lieferscheine erstellt werden. Es gibt eine eigene Artikelliste mit Barcodes.

Modul Lagerverwaltung

Da mit diesem Modul das Lager während aller Vorgänge mitführt wird, sind Sie über Ihr Lager immer im Bilde. Dies ermöglicht Ihnen bessere Kalkulationsmöglichkeiten und optimale Kontrolle über Ihr Lager. Es gibt eine Funktion die es Ihnen erlaubt aus allen offenen Aufträgen mit einem Mausklick Lieferscheine oder Sammellieferscheine zu erstellen. Dieselbe Funktion steht Ihnen für die Erstellung von Rechnungen oder Sammelrechnungen zur Verfügung. Das Programm verwaltet alle noch nicht gelieferten Artikel und alle Positionen aus denen noch keine Rechnungen oder Lieferscheine erzeugt wurden. Sie haben die Option vier verschiedene Lager zu verwalten.

Es stehen Ihnen einige zusätzliche Listen zur Verfügung:

  • Lagerlisten
  • verschiedenste Lagerprotokolle
  • Listen für alle offene Positionen der Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Bestellungen
  • Liste aller offenen Artikel

Modul Lagerort

Dieses Modul ist bei wenig Platz im Lager von Vorteil. Beim Einlagern wird der Lagerplatz (Gang, Regal, Platz) des Artikels festgehalten. Beim Druck eines Lieferscheines erhalten Sie zusätzlich eine Packliste. Die Packliste enthält für jeden Artikel den Lagerort.

Modul Inventur

Für die Inventur und die Lagerkorrekturen steht eine eigene Buchungsroutine zur Verfügung. Es gibt einige zusätzliche Listen:

  • Zählliste,
  • Inventurliste,
  • Differenzenliste.

Modul Bestellwesen

Mit diesem Modul werden Bestellungen automatisch erstellt. Das Programm vergleicht den aktuellen Lagerstand mit dem Solllagerstand, zählt zum Lagerstand die offenen Bestellungen dazu und zieht die offenen Aufträge ab und bestellt die fehlende Menge. Wenn die Ware geliefert wird, wird aus der Bestellung mit einem Mausklick der Lagereingang erzeugt. Dieser kann an den tatsächlichen Lagereingang angepasst werden.

Modul Fremdwährung

Alle Dokumente (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein etc.) können in neun verschiedenen Sprachen erstellt werden. Zu jedem Kunden kann die Währung festlegt werden. Der Einkaufspreis kann in Fremdwährungen verwaltet werden.

Modul Fremdsprachen

Alle Dokumente (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein etc.) werden in zwanzig verschiedenen Währungen erstellt. Zu jedem Kunden kann die Währung in der Adresse festlegt werden. Jeder Kunde erhält seine Dokumente in seiner Sprache.

Modul Serienbriefe

Mit diesem Modul können die Adressdaten in die verschiedensten Programme exportiert werden:

  • Outlook
  • Exchange Server
  • WinFax
  • Tobit FaxWare
  • Telefonanlegen von Agfeo
  • Tk-Suite
  • FritzFax
  • ActiveFax
  • Serienbriefe
  • UPS
  • GLS

Adressen werden mit Outlook abgeglichen. Wird eine Adresse neu angelegt, geändert oder gelöscht steht sie sofort in Outlook zur Verfügung. Folgende zusätzliche Exportmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Druck auf 6 verschiedene Etikettenlayouts, die editierbar sind
  • Druck auf 12 verschiedene Adresslisten, die editierbar sind
  • Winfax
  • Tobit
  • Palm
  • Telefonanlagen von Agfeo
  • Anrufbeantwortersoftware Fritz von AVM
  • Serienbriefe
  • ActiveFax
  • UPS-Software
  • LGS-Software
  • und andere

Modul Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung kann jeder Adresse, jedem Artikel und Dokumente (Angebot, Auftragsbestätigung, etc.) mehrere Word-, Excel-, PDF-Dokumente, Bilder etc. hinterlegt werden. Vorbereitete Wordvorlagen werden vom Programm selbstständig mit der Adresse und der Briefanrede ausgefüllt und vom Programm verwaltet.

Modul PDF

Das PDF-Modul ermöglicht, das automatisierte erstellen von PDF-Dokumenten und dem automatisierten versenden von Dokumenten mit Outlook. Für das PDF-Programm entstehen keine weiteren Kosten. Das PDF-Programm kann die Dokumente gesetzeskonform signierten. Dadurch können auch PDF-Rechnungen versendet werde, die vom Finanzamt anerkannt werden.

Modul Datanorm

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit den Artikelstamm über die Datanorm-Schnittstelle zu erweitern und verwalten.

Modul Routenplaner

Die Beschreibung dieses Moduls Routenplaner finden Sie hier.

Modul Chargen- und Seriennummernverwaltung

Bei Lagereingängen werden die Chargen von Ihnen eingetragen. Bei Lagerausgängen werden die Chargen vom Programm zugeteilt. Die Chargen mit dem frühesten Ablaufdatum werden zuerst für die Verteilung herangezogen. Pro Position können bis zu fünf Chargen verwendet werden.

Zu jedem Artikel mit Chargenverwaltung existiert ein Chargenprotokoll mit der Menge und dem Ablaufdatum zu jeder Charge. Zusätzlich gibt es Chargenbuchungsprotokoll mit allen Buchungen zu jeder Charge.

Bestfakt bietet eine einfache und komfortable Verwaltung der Seriennummer, die Ihnen eine Verfolgung jedes Artikel (Stücks) vom Lagereingang (Lieferantern) bis zum Lagerausgang (Kunden) ermöglicht.

Bei Lagereingängen werden von Ihnen dem Artikel die Seriennummern zugeordnet. Bei Lagerausgängen können Sie festleger welcher Artikel mit welcher Seriennummer das Lager verlässt. Die Auswahl kann über eine Auswahlbox mit den vorhanden Seriennummern erfolgen. Teilen Sie dem Artikel keine Seriennummer zu wird die Seriennummer vom Programm zugewiesen. Beim Druck des Beleges (Lieferschein, Rechnung, Lagereingang) werden die Seriennummern angeführt.